Proaktivna organizacija prihvaća da su incidenti posljedica kombinacije individualnih i sustavnih grešaka. Potiče se prijavljivanje neželjenih događaja i mogućih grešaka i smatra ih se prilikama za učenje. Koriste se pristupačne i jednostavne elektroničke metode prijavljivanja u svrhu lakšeg proučavanja trendova. Organizacija ima razvijenu kulturu bez pritisaka i okrivljavanja, uz kolaborativno ozračje, a osoblje uz osjećaj sigurnosti prijavljuje moguće greške. Osoblje, bolesnici i njihove obitelji od početka podržavaju prijavu incidenta.
Tim je organiziran za aktivno djelovanje, tako da se članovi tima postavljaju prema njihovim sposobnostima i prema potrebi trenutka. Tim surađuje i prilagođava se, te aktivno sudjeluje u risk managementu organizacije. Postoji evaluacija rada tima. Izmjene se rade kad je potrebno. Timu se mogu priključiti ljudi iz vanjskih organizacija.
